EVENTO REQUER PLANEJAMENTO!

A programação de eventos tem sido uma prática em diferentes igrejas. Eventos de colheita ou de evangelismo; eventos de confraternização; eventos para a integração de novos membros; eventos esportivos; eventos para captação de recursos, para a edificação e crescimento espiritual. De jantares e cafés da manhã, a bazares e campeonatos de futebol, passando por encontros, acampamentos, conferências, cursos...

Com os mais diversos formatos, objetivos e nível de complexidade, eles são realizados e revelam muito da visão, da cultura e da capacidade de planejamento e organização de seus realizadores.

Por meio de um evento, uma organização faz com que seus interesses e sua “marca” sejam conhecidas por seus públicos, imprimindo conceitos e fortalecendo a sua imagem. Dentro desta perspectiva, os eventos se mostram uma alternativa nas ações da igreja em prol do relacionamento e de sua aproximação com seus diferentes públicos: membresia, funcionários, vizinhança, comunidades em geral, governantes e autoridades locais, imprensa, fornecedores. Por meio de um evento, a igreja pode disseminar seus princípios, o bom testemunho aos de fora, imprimir a visão no coração dos membros, celebrar datas comemorativas, fortalecer sua imagem perante os governantes da cidade, potencializar a captação de recursos para um novo empreendimento ou projeto social.

Da mesma forma, por meio de um evento mal planejado e mal executado, a igreja, ou qualquer outra organização, pode prejudicar sua imagem, desperdiçar recursos, manchar sua credibilidade.
Muitos pensam que produzir um evento é algo bastante simples, pois basta ter uma idéia, escolher e decorar o local, contratar um buffet, produzir um convite e divulgar. Na verdade, o evento pode ser mais que um fim em si mesmo e se tornar estratégico no contexto da igreja para atingir objetivos específicos.

Ser estratégico é ter uma finalidade clara que esteja de acordo com o contexto e o momento que a igreja está vivendo, com sua visão e suas metas. Um evento não deve ser algo isolado, tornando-se um acontecimento sem propósito que gera desperdício de tempo, esforços e dinheiro. Portanto, é preciso verificar se no momento, e para o fim que se pretende alcançar, o evento é o melhor e mais eficaz meio. Há verba e tempo suficientes para que ele tenha o nível de qualidade necessário?

Fazer um evento sem objetivos claros, ou em uma época inadequada, com prazo muito curto ou recursos ineficiente, é dor de cabeça e frustração na certa.

Passos para o planejamento:

Independente do evento, o princípio do planejar não pode ser negociado. Além de favorecer os resultados desejados, o planejamento gera segurança e tranqüilidade aos envolvidos.
Há alguns passos essenciais a um planejamento básico que podem ser divididos em quatro grupos: planejamento, organização, execução e avaliação.

· Planejamento – Antes de tudo, esta é a fase do “pensar”, quando é preciso conceber o evento, definindo claramente os objetivos e alinhando as estratégias aos interesses e diretrizes da igreja. Perguntas como: “o que?”, “para quais e para quantas pessoas?”, “quando?”, “onde?” e “quanto pode e vai custar?” devem ser respondidas. É aqui que se define o tipo de evento.
Se o objetivo é realizar um evento focado nos jovens da igreja, por exemplo, visando o crescimento e fortalecimento espiritual, pode-se optar por um seminário ou uma conferência de jovens, realizada num fim de semana, na própria igreja, com um preletor convidado da mesma denominação, com uma programação variada, dinâmica e focada na linguagem e nas necessidades dos jovens. Neste caso, também deve ser definido, por exemplo, será um evento aberto, de divulgação mais ampla, ou fechado apenas para os jovens da igreja. Assim, esta é a fase do brainstorming e da aprovação de idéias.

· Organização – Esta é a fase em que se preparam todas as atividades que serão desenvolvidas. Demanda muita atenção e disposição. Cada evento é particular e exigirá atividades específicas. Aqui é importante traçar e detalhar as atividades dividindo-as em sub-etapas: pré-evento, durante evento e pós-evento. Trabalha-se com checklist, onde todas as providências necessárias são listadas e operacionalizadas. No exemplo do seminário de jovens, um checklist de atividades pré-evento deve incluir detalhes de etapas como: o convite ao preletor, a elaboração de materiais de divulgação, a definição da programação, o processo de inscrições, de elaboração de crachás e material de apoio, a contratação de serviços – coffee-break, recursos audiovisuais, gráfica - , a formação da equipe de voluntários para recepção e limpeza, etc.

· Execução – Nesta fase, as ações definidas na fase do planejamento e organização são monitoradas. A comissão organizadora deve controlar e acompanhar de perto cada passo, autorizando o início e gerenciando o desenvolvimento até o encerramento, visando ao alcance dos objetivos definidos na fase do planejamento. É a fase do “mãos à obra”. Por exemplo, se na fase da organização definiu-se como ocorreria o processo de inscrição (se via Internet, se apenas pessoalmente, se mediante uma taxa “x” ou gratuitamente, etc.), esta é a fase da inscrição em si, de receber e montar a lista de participantes.

· Avaliação – Aqui os objetivos, a reação dos públicos, os resultados são avaliados no intuito de se identificar os pontos positivos e as falhas cometidas. A avaliação é tanto quantitativa (desde a avaliação do número de inscritos presentes, até o consumo de bebidas e comida, por exemplo), quanto qualitativa (comentários dos inscritos, avaliação e percepção da própria equipe organizadora e dos voluntários). No caso do seminário de jovens, o momento da avaliação pode até mesmo fazer parte da programação final, quando se pode distribuir as fichas de avaliação, oferecendo alguns minutos exclusivamente para os jovens expressarem suas opiniões e também sugestões para próximos eventos. Outra forma de avaliação é observar no período pós-evento a forma como os jovens, na prática e no dia-a-dia, estão aplicando e correspondendo àquilo que foi ministrado no seminário. A avaliação deve ser contida em um relatório ou algum documento que registre as considerações, as informações levantadas, as atividades desenvolvidas desde o planejamento, etc., afim de que sirva como base para eventos posteriores.

Importante é saber que quando um evento acaba, na verdade, ele não acaba... A experiência, as impressões, a opinião das pessoas, os resultados sempre vão trazer algo para a organização, a igreja, enfim, para o grupo envolvido. Isso, de uma forma ou de outra, refletirá em ações futuras e na forma como a organização vê aquele público e aquele público vê a organização.

Portanto, é importante planejar e visualizar cada evento como uma estratégia oportuna para alavancar uma missão, um objetivo maior.